โ€žDurch das CRM-System bei Offisy sind wir sehr nah am Kunden. Diese Kundenorientierung bringt einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil.โ€œ Elvira Ilming, EauSoleMio

Elvira Ilming von EauSoleMio โ€“ Vom Wasser berรผhrt, arbeitet seit gut einem Jahr mit Offisy. Ob in Frankreich oder einem รถsterreichischen Standort, ihr Arbeitsplatz ist stets ein gefรผlltes Wasserbecken. Die internationale Trainerin von WATSUยฎ WasserShiatsu und WATAยฎ WasserTanzen bietet Workshops in Gruppen- und Einzelsitzungen im Wasser fรผr alle Altersgruppen, vom Sรคugling bis ins hohe Alter. Im Interview erzรคhlt Frau Ilming รผber ihre Erfahrungen mit der Software von Offisy und wieso sie im CRM-System einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil sieht.

Frau Ilming, wie wurden Sie auf Offisy aufmerksam?

Die Geschรคftsfรผhrerin Stefanie Schauer war mit ihrem Sohn in einem meiner Babyschwimmkurse. Mir fiel das Unternehmen aber schon vorher einmal im Internet auf, weil ein mir bekannter Masseur dieses Programm verwendet. Als ich dann sah, dass Stefanie Schauer bei mir im Kurs ist, kamen wir ins Gesprรคch. Das ist gut ein Jahr her.

Wie lange hat es danach gedauert vom ersten Informationstermin bis zum Arbeiten mit der Software?

Das ging sofort. Wir hatten den ersten Termin und noch am gleichen Tag habe ich Kunden eingebucht.

Ich hatte bei meinem ersten Termin bereits meine Kundendaten mit. Parallel zu meinem ersten Termin hat der Techniker also die Daten eingespielt und wir konnten sofort damit arbeiten, unsere Leistungen anlegen, das Online Buchungssystem freischalten und Bestรคtigungen der Kursanmeldungen fรผr bereits wartende Kunden ausschicken. Ich wรผrde sagen, das ist ein System, mit dem man am ersten Tag live gehen kann.

Wie lange hat es gedauert, bis Sie sich mit der neuen Software zurechtgefunden haben?

Das ging sehr schnell. Es ist ja auch ein super System mit wirklich genialen Features. Zum Beispiel, allen voran diese Kundensuche. Ich habe auf meinem Handy oft viele Anrufe in Abwesenheit. Mit der Nummer in Abwesenheit schaue ich dann ins System, ob das bereits eine Kunde von mir ist. Wenn ja, sehe ich sofort auf meinem Display, zu welchen Terminen der Kunde angemeldet ist oder wann er zuletzt da war. Das klappt durch Offisy auch wunderbar von unterwegs aus รผber das Mobiltelefon. Ich kann dem Kunden dann beim Rรผckruf sofort weiterhelfen. Durch das CRM-System (Anm.: Customer Relationship Management) bei Offisy sind wir sehr nah am Kunden. Diese Kundenorientierung bringt uns einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil.

Welche Funktionen schรคtzen Sie besonders an der Offisy Software?

Ich schรคtze besonders die Kundendaten und die gesamte Termin- und Kursverwaltung, also das Anlegen der Kurse und der einzelnen Termine. Das ist so einfach! Wenn ein Kurs ausfรคllt, kann man ihn ganz einfach verschieben oder man kann auch Termine dazufรผgen. Diese Flexibilitรคt und Einfachheit beim Bedienen finde ich richtig toll.

Und was ich noch sehr gut finde ist das Kopieren. Ich habe zwei Firmen, eine Handels- und eine Schwimmfirma. Wenn ich eine Rechnung habe von der Handelsfirma, die das Schwimmmaterial verkauft, dann brauche ich den Kunden nicht neu anlegen, d. h. ich geh in den Kunden, der schon zum Schwimmen kommt, also von der Schwimmfirma, und kopiere ihn dann quasi in die Handelsfirma, bei der Schwimmmaterialien gekauft werden und kann dann dort fakturieren.

Nutzen Sie die Online-Terminbuchung und die Terminerinnerung? Wenn ja, wie kommt das bei Ihren Kunden an, gibt es hier Feedback dazu?

Ich verwende beides. Es gibt zwei Gruppen: Viele Kunden machen das problemlos, melden sich an und stornieren oder melden sich um. Das ist wirklich ein ganz groรŸer Teil, der Hauptteil. Sie kommen damit super zurecht und finden das toll, denn sie kรถnnen bis eine Minute vor Kursbeginn reinbuchen. Wir haben das so eingestellt, dass wir die Online Buchung bis zuletzt offen haben. Wenn noch ein Platz frei ist, kann man kommen. Es gibt nur ein paar wenige Fรคlle, zwischen 5 bis 10 % etwa, die Schwierigkeiten haben. Wahrscheinlich sind das aber jene, die technisch einfach nicht so versiert sind. Die meisten kommen super damit zurecht.

Sie haben keine eigene Praxis oder ein fixes Bรผro. Die webbasierte Lรถsung war fรผr Sie also Grundvoraussetzung, damit Sie von รผberall auf das System zugreifen kรถnnen?

Ja, genau, im Schwimmbad habe ich kein Bรผro und so kann ich fast รผberall online sein. Doch das Handy liegt auch im Schwimmbad bereit und ich kann jederzeit nachschauen oder einen Folgetermin einbuchen.

Wรผrden Sie Offisy weiterempfehlen?

Ja, auf alle Fรคlle.

Wir werben mit dem Versprechen, Offisy spare Zeit. Kรถnnen Sie das Ihrer Erfahrung nach bestรคtigen? Und wenn ja, lรคsst sich das quantifizieren?

Ja, auf alle Fรคlle. Wenn sich 80 % meiner Kunden jetzt online anmelden, heiรŸt das, dass ich 80 % weniger telefonieren oder irgendetwas machen muss. Das heiรŸt, mein administrativer Aufwand zur Anmeldung ist viel geringer geworden.

Ich weiรŸ jetzt gar nicht mehr, wie das frรผher war, als ich das noch hรคndisch gemacht habe. Da haben sie der Reihe nach angerufen und ich habe die Emails rausgeschickt, also da haben wir mit excel-Listen gearbeitet.

Was vielleicht der grรถรŸte Unterschied zu vorher ist: Wir kรถnnen jetzt mehr Kunden bedienen. Administrative Arbeit ist ja trotzdem da, wir mรผssen die Kurse anlegen, eintragen usw. Aber dafรผr kรถnnen wir hรถher skalieren. Denn ob jetzt zwei oder 30 Personen kommen, wenn sich die online anmelden, ist das jetzt kein groรŸer Unterschied fรผr uns.

Vielen herzlichen Dank fรผr das tolle Feedback! Alles Gute fรผr die Zukunft und viel Freude weiterhin mit Offisy!

EauSoleMio

Elvira Ilming

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