Elvira Ilming von EauSoleMio – Vom Wasser berührt, arbeitet seit gut einem Jahr mit Offisy. Ob in Frankreich oder einem österreichischen Standort, ihr Arbeitsplatz ist stets ein gefülltes Wasserbecken. Die internationale Trainerin von WATSU® WasserShiatsu und WATA® WasserTanzen bietet Workshops in Gruppen- und Einzelsitzungen im Wasser für alle Altersgruppen, vom Säugling bis ins hohe Alter. Im Interview erzählt Frau Ilming über ihre Erfahrungen mit der Software von Offisy und wieso sie im CRM-System einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil sieht.

Frau Ilming, wie wurden Sie auf Offisy aufmerksam?

Die Geschäftsführerin Stefanie Schauer war mit ihrem Sohn in einem meiner Babyschwimmkurse. Mir fiel das Unternehmen aber schon vorher einmal im Internet auf, weil ein mir bekannter Masseur dieses Programm verwendet. Als ich dann sah, dass Stefanie Schauer bei mir im Kurs ist, kamen wir ins Gespräch. Das ist gut ein Jahr her.

Wie lange hat es danach gedauert vom ersten Informationstermin bis zum Arbeiten mit der Software?

Das ging sofort. Wir hatten den ersten Termin und noch am gleichen Tag habe ich Kunden eingebucht.

Ich hatte bei meinem ersten Termin bereits meine Kundendaten mit. Parallel zu meinem ersten Termin hat der Techniker also die Daten eingespielt und wir konnten sofort damit arbeiten, unsere Leistungen anlegen, das Online Buchungssystem freischalten und Bestätigungen der Kursanmeldungen für bereits wartende Kunden ausschicken. Ich würde sagen, das ist ein System, mit dem man am ersten Tag live gehen kann.

Wie lange hat es gedauert, bis Sie sich mit der neuen Software zurechtgefunden haben?

Das ging sehr schnell. Es ist ja auch ein super System mit wirklich genialen Features. Zum Beispiel, allen voran diese Kundensuche. Ich habe auf meinem Handy oft viele Anrufe in Abwesenheit. Mit der Nummer in Abwesenheit schaue ich dann ins System, ob das bereits eine Kunde von mir ist. Wenn ja, sehe ich sofort auf meinem Display, zu welchen Terminen der Kunde angemeldet ist oder wann er zuletzt da war. Das klappt durch Offisy auch wunderbar von unterwegs aus über das Mobiltelefon. Ich kann dem Kunden dann beim Rückruf sofort weiterhelfen. Durch das CRM-System (Anm.: Customer Relationship Management) bei Offisy sind wir sehr nah am Kunden. Diese Kundenorientierung bringt uns einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil.

Welche Funktionen schätzen Sie besonders an der Offisy Software?

Ich schätze besonders die Kundendaten und die gesamte Termin- und Kursverwaltung, also das Anlegen der Kurse und der einzelnen Termine. Das ist so einfach! Wenn ein Kurs ausfällt, kann man ihn ganz einfach verschieben oder man kann auch Termine dazufügen. Diese Flexibilität und Einfachheit beim Bedienen finde ich richtig toll.

Und was ich noch sehr gut finde ist das Kopieren. Ich habe zwei Firmen, eine Handels- und eine Schwimmfirma. Wenn ich eine Rechnung habe von der Handelsfirma, die das Schwimmmaterial verkauft, dann brauche ich den Kunden nicht neu anlegen, d. h. ich geh in den Kunden, der schon zum Schwimmen kommt, also von der Schwimmfirma, und kopiere ihn dann quasi in die Handelsfirma, bei der Schwimmmaterialien gekauft werden und kann dann dort fakturieren.

Nutzen Sie die Online-Terminbuchung und die Terminerinnerung? Wenn ja, wie kommt das bei Ihren Kunden an, gibt es hier Feedback dazu?

Ich verwende beides. Es gibt zwei Gruppen: Viele Kunden machen das problemlos, melden sich an und stornieren oder melden sich um. Das ist wirklich ein ganz großer Teil, der Hauptteil. Sie kommen damit super zurecht und finden das toll, denn sie können bis eine Minute vor Kursbeginn reinbuchen. Wir haben das so eingestellt, dass wir die Online Buchung bis zuletzt offen haben. Wenn noch ein Platz frei ist, kann man kommen. Es gibt nur ein paar wenige Fälle, zwischen 5 bis 10 % etwa, die Schwierigkeiten haben. Wahrscheinlich sind das aber jene, die technisch einfach nicht so versiert sind. Die meisten kommen super damit zurecht.

Sie haben keine eigene Praxis oder ein fixes Büro. Die webbasierte Lösung war für Sie also Grundvoraussetzung, damit Sie von überall auf das System zugreifen können?

Ja, genau, im Schwimmbad habe ich kein Büro und so kann ich fast überall online sein. Doch das Handy liegt auch im Schwimmbad bereit und ich kann jederzeit nachschauen oder einen Folgetermin einbuchen.

Würden Sie Offisy weiterempfehlen?

Ja, auf alle Fälle.

Wir werben mit dem Versprechen, Offisy spare Zeit. Können Sie das Ihrer Erfahrung nach bestätigen? Und wenn ja, lässt sich das quantifizieren?

Ja, auf alle Fälle. Wenn sich 80 % meiner Kunden jetzt online anmelden, heißt das, dass ich 80 % weniger telefonieren oder irgendetwas machen muss. Das heißt, mein administrativer Aufwand zur Anmeldung ist viel geringer geworden.

Ich weiß jetzt gar nicht mehr, wie das früher war, als ich das noch händisch gemacht habe. Da haben sie der Reihe nach angerufen und ich habe die Emails rausgeschickt, also da haben wir mit excel-Listen gearbeitet.

Was vielleicht der größte Unterschied zu vorher ist: Wir können jetzt mehr Kunden bedienen. Administrative Arbeit ist ja trotzdem da, wir müssen die Kurse anlegen, eintragen usw. Aber dafür können wir höher skalieren. Denn ob jetzt zwei oder 30 Personen kommen, wenn sich die online anmelden, ist das jetzt kein großer Unterschied für uns.

Vielen herzlichen Dank für das tolle Feedback! Alles Gute für die Zukunft und viel Freude weiterhin mit Offisy!

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Elvira Ilming

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