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Desk FAQ

zu offisyDesk

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Überblick     Features     Preise     FAQs

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Allgemeines

[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row column_structure=”1_2,1_2″ admin_label=”Zeile Allgemeines” _builder_version=”4.9.0″][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_toggle title=”Wie lege ich am besten Termine an?” admin_label=”Wie lege ich am besten Termine an?” _builder_version=”4.9.0″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Zuerst werden die gewünschten Leistungen (Einzelleistungen, Gruppenleistungen oder Kurse) angelegt. Diese können Sie als online buchbar anbieten oder nur für Ihren internen Kalender nutzen. Im Kalender klicken Sie auf den gewünschten Tag und Uhrzeit um einen Termin anzulegen. Es folgt die Hinterlegung der Kundendaten, Leistung und sofern Sie mehrere Standorte haben, können Sie auch für einen anderen Standort diesen Termin festlegen.

[/et_pb_toggle][et_pb_toggle title=”Wie bekommen meine Kunden eine Erinnerungs-SMS?” admin_label=”Wie bekommen meine Kunden eine Erinnerungs-SMS?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Damit aus dem System automatisiert SMS für die Terminerinnerung versendet werden, benötigen Sie das Benachrichtigungsmodul. Sie definieren die Zeit des Versands sowie den Inhalt der Erinnerungs-SMS und zum angegebenen Zeitpunkt versendet das System automatisch die Erinnerungs-SMS. Bei Interesse am Benachrichtigungsmodul kann Ihnen gerne das offisy Support-Team (support@neu.offisy.at) weiterhelfen.

[/et_pb_toggle][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_toggle title=”Welche Leistung muss ich anlegen? Einzelleistung, Gruppenleistung oder Kurs?” admin_label=”Welche Leistung muss ich anlegen? Einzelleistung, Gruppenleistung oder Kurs?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Eine Einzelleistung wird bei einem Einzeltermin angelegt. Eine Gruppenleistung ist ein Termin mit mehreren Personen gleichzeitig und ein Kurs ist mehrtägig und hat für diesen Zeitraum eine gleichbleibende Teilnehmerliste, sprich mehrere Termine und mehrere gleichbleibende Personen.

[/et_pb_toggle][et_pb_toggle title=”Wie können Kundennummern automatisch generiert werden?” admin_label=”Wie können Kundennummern automatisch generiert werden?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Unter Einstellungen < Unternehmen können Sie den Punkt “Kundennummer automatisch generieren” aktivieren. Nach Aktivierung können Sie das Format der Kundennummer individuell definieren. Wir empfehlen diese Einstellung vor der Erstellung der Kundenprofile zu aktivieren.

[/et_pb_toggle][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ admin_label=”Sektion Abrechnung” module_id=”abrechnung” _builder_version=”4.9.0″ collapsed=”on”][et_pb_row admin_label=”Zeile Abrechnung” _builder_version=”4.9.0″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_text admin_label=”Abrechnung” _builder_version=”4.9.0″ header_2_text_align=”center”]

Abrechnung

[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row column_structure=”1_2,1_2″ admin_label=”Zeile Abrechnung” _builder_version=”4.9.0″][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_toggle title=”Wo definiere ich das Layout für meine Rechnungs- und Belegvorlagen?” admin_label=”Wo definiere ich das Layout für meine Rechnungs- und Belegvorlagen?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Unter Kasse < Vorlagen können Sie die Rechnungs- und Belegvorlagen ganz individuell erstellen. Beim Punkt Layout können Sie auch Ihr Logo einfügen.

[/et_pb_toggle][et_pb_toggle title=”Wie kann ich einen Rabatt vergeben?” admin_label=”Wie kann ich einen Rabatt vergeben?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Bei der Rechnungs- bzw. Belegerstellung können Sie einen positionsbezogenen Rabatt (prozentual oder Betrag) vergeben oder einen prozentualen Rabatt auf den Gesamtbetrag anwenden. Mehr Details dazu entnehmen Sie unserer Anleitung.

[/et_pb_toggle][et_pb_toggle title=”Ich möchte nur die offenen Rechnungen suchen. Wie muss man hierzu vorgehen?” admin_label=”Ich möchte nur die offenen Rechnungen suchen. Wie muss man hierzu vorgehen?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Unter Journaling < Rechnungen definieren Sie den gewünschten Zeitraum und setzen das Häkchen bei “Nur Offene” und klicken rechts davon auf den türkisen Button mit der Lupe. Sie erhalten alle offenen Rechnungen für den gewünschten Zeitraum.

[/et_pb_toggle][et_pb_toggle title=”Der Kunde/Patient ist nicht gleich der Rechnungsempfänger. Wie kann ich in diesem Fall vorgehen?” admin_label=”Der Kunde/Patient ist nicht gleich der Rechnungsempfänger. Wie kann ich in diesem Fall vorgehen?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Das Stichwort lautet abweichender Rechnungsempfänger. Im gewünschten Kundenprofil können Sie “Abweichender Rechnungsempfänger” aktivieren und die korrekten Daten hinterlegen. Mehr dazu finden Sie auch hier im Blog Beitrag.

[/et_pb_toggle][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_toggle title=”Ich habe eine Rechnung ausgestellt und den Betrag bereits erhalten. Wie kann ich das im System vermerken?” admin_label=”Ich habe eine Rechnung ausgestellt und den Betrag bereits erhalten. Wie kann ich das im System vermerken?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Unter Journaling < Rechnungen finden Sie alle erstellten Rechnungen. Sobald Sie den Betrag für eine Rechnung auf Ihrem Bankkonto verzeichnen, können Sie bei dieser Rechnung rechts beim türkisen Kästchen auf “Bezahlstatus ändern” klicken und hier den Status auf “Bezahlt” ändern.

[/et_pb_toggle][et_pb_toggle title=”Wie kann ich mehrere Termine für einen Kunden auf einmal verrechnen?” admin_label=”Wie kann ich mehrere Termine für einen Kunden auf einmal verrechnen?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Es wurden bereits Termine für den Kunden/Patienten im Kalender vergeben. Dann klicken Sie am besten unter Kasse < Neuer Beleg oder Neue Rechnung, geben die Kundendaten an und wählen dabei den von offisy korrekt vorgeschlagenen Kunden aus. Sie erhalten nun ein neues Feld mit sämtlichen offenen Leistungen (vergangen und künftig). Durch das Anklicken der Buttons, werden diese automatisch als Position hinzugefügt. Jede Position kann noch abgeändert werden, bevor Sie auf “Beleg/ Rechnung erstellen” klicken.

[/et_pb_toggle][et_pb_toggle title=”Ich habe bereits eine Rechnung erstellt, der Kunde möchte aber nun bar bezahlen. Was kann ich tun?” admin_label=”Ich habe bereits eine Rechnung erstellt, der Kunde möchte aber nun bar bezahlen. Was kann ich tun?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Sie finden die ausgestellte Rechnung unter Journaling < Rechnungen. Dort suchen Sie die gewünschte Rechnung und klicken rechts davon auf den türkisen Button und auf “Aus der Rechnung einen Beleg erstellen”. Es wird mit dem Verweis zur Rechnung ein Beleg generiert.

[/et_pb_toggle][et_pb_toggle title=”Mein Patient ist noch mitversichert. Wie kann man das auf einer Rechnung lösen?” admin_label=”Mein Patient ist noch mitversichert. Wie kann man das auf einer Rechnung lösen?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Im Kundenprofil können Sie bei Punkt Krankenversicherung die Daten bei “Mitversichert bei” hinterlegen. Damit diese Information auf Rechnungen angeführt wird, müssen Sie noch zusätzlich unter Kasse < Vorlagen die gewünschte Rechnungsvorlage bearbeiten. Unter den Grundeinstellungen aktivieren Sie “Mitversichert bei” und für eine tabellarische Ansicht noch “Formatierte Versicherungsansicht”. Mehr dazu entnehmen Sie hier im Blogartikel.

[/et_pb_toggle][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row disabled_on=”on|on|on” _builder_version=”3.25″ background_size=”initial” background_position=”top_left” background_repeat=”repeat” disabled=”on”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_button button_url=”mailto:support@neu.offisy.at” button_text=”Weitere Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.” button_alignment=”center” admin_label=”Weitere Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.” _builder_version=”3.17.6″][/et_pb_button][et_pb_button button_url=”https://neu.offisy.at/wp-content/uploads/Offisy-DESK.pdf” url_new_window=”on” button_text=”Jetzt zur umfassenden Anleitung” button_alignment=”center” admin_label=”Jetzt zur umfassenden Anleitung” _builder_version=”3.17.6″][/et_pb_button][et_pb_divider color=”#000000″ _builder_version=”3.17.6″][/et_pb_divider][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ admin_label=”Sektion Funktionen” module_id=”funktionen” _builder_version=”4.9.0″ collapsed=”on”][et_pb_row admin_label=”Zeile Funktionen” _builder_version=”4.9.0″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_text admin_label=”Funktionen” _builder_version=”4.9.0″ header_2_text_align=”center”]

Funktionen

[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row column_structure=”1_2,1_2″ admin_label=”Zeile Funktionen” _builder_version=”4.9.0″][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_toggle title=”Wie erleichtert mir der Web-Twain Scanner das Arbeiten?” admin_label=”Wie erleichtert mir der Web-Twain Scanner das Arbeiten?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Das Zusatzmodul Web-Twain Scanner ermöglich den automatisierten Prozess des Scannens und Übermittelns eines Dokuments direkt in die Kundenakte.

[/et_pb_toggle][et_pb_toggle title=”Was ermöglicht das Gutscheinmodul?” admin_label=”Was ermöglicht das Gutscheinmodul?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Mit dem Gutscheinmodul können Wertgutscheine ganz einfach verwaltet werden. Sie erstellen den Gutschein im System und erstellen dazu den Beleg. Der Gutschein kann bei der Verrechnung auch gleich eingelöst werden. Sollte noch ein Restwert bleiben, kann dieser weiterhin im System mit verwaltet werden. Mehr Infos zum Gutscheinmodul finden Sie auch hier im Blogbeitrag

[/et_pb_toggle][et_pb_toggle title=”Können mit dem Benachrichtigungsmodul nur Terminerinnerungen versendet werden?” admin_label=”Können mit dem Benachrichtigungsmodul nur Terminerinnerungen versendet werden?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Nein, mit dem Benachrichtigungsmodul ist noch viel mehr möglich. Es können einerseits automatisierte Nachrichten vom System versendet werden für Terminerinnerung, -stornierung, -änderung, -anfrage und -buchung und andererseits können auch individuelle Nachrichten an Kunden oder Kundengruppen versendet werden. Sie entscheiden, ob SMS oder E-Mail für welche Leistung ausgeschickt wird. Sollte ein Kunde keine Benachrichtigungen erhalten wollen, können Sie das auch deaktivieren.

[/et_pb_toggle][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_toggle title=”Was ermöglicht mir das Add-On %22Erweitere Auswertungen%22?” admin_label=”Was ermöglicht mir das Add-On %22Erweitere Auswertungen%22?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Wie der Name es vielleicht schon verrät, erhalten Sie mit diesem Add-On noch mehr Auswertungsmöglichkeiten. Sie erhalten noch zusätzliche Auswertungen zu Mitarbeitern, Terminen und Kunden und somit noch mehr Einblick in Ihr Unternehmen.

[/et_pb_toggle][et_pb_toggle title=”Was ist mit dem Zusatz Ressourcenplaner möglich?” admin_label=”Was ist mit dem Zusatz Ressourcenplaner möglich?” _builder_version=”3.27.2″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center” z_index_tablet=”500″ title_text_shadow_horizontal_length_tablet=”0px” title_text_shadow_vertical_length_tablet=”0px” title_text_shadow_blur_strength_tablet=”1px” closed_title_text_shadow_horizontal_length_tablet=”0px” closed_title_text_shadow_vertical_length_tablet=”0px” closed_title_text_shadow_blur_strength_tablet=”1px” body_text_shadow_horizontal_length_tablet=”0px” body_text_shadow_vertical_length_tablet=”0px” body_text_shadow_blur_strength_tablet=”1px” body_link_text_shadow_horizontal_length_tablet=”0px” body_link_text_shadow_vertical_length_tablet=”0px” body_link_text_shadow_blur_strength_tablet=”1px” body_ul_text_shadow_horizontal_length_tablet=”0px” body_ul_text_shadow_vertical_length_tablet=”0px” body_ul_text_shadow_blur_strength_tablet=”1px” body_ol_text_shadow_horizontal_length_tablet=”0px” body_ol_text_shadow_vertical_length_tablet=”0px” body_ol_text_shadow_blur_strength_tablet=”1px” body_quote_text_shadow_horizontal_length_tablet=”0px” body_quote_text_shadow_vertical_length_tablet=”0px” body_quote_text_shadow_blur_strength_tablet=”1px” box_shadow_horizontal_tablet=”0px” box_shadow_vertical_tablet=”0px” box_shadow_blur_tablet=”40px” box_shadow_spread_tablet=”0px” text_shadow_horizontal_length_tablet=”0px” text_shadow_vertical_length_tablet=”0px” text_shadow_blur_strength_tablet=”1px”]

Der Ressourcenplaner ermöglicht das Koordinieren der internen Ressourcen, damit es zu keinen Überbuchungen kommen kann. Diese Ressourcen können auch ideal in Kooperationen verwaltet werden. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie noch mehr. Weiters ermöglich der Ressourcenplaner das Buchen von mehreren Terminen gleichzeitig, genaueres finden Sie hier im Blog.

[/et_pb_toggle][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ admin_label=”Sektion Benutzer” module_id=”benutzer” _builder_version=”4.9.0″ collapsed=”on”][et_pb_row admin_label=”Zeile Benutzer” _builder_version=”4.9.0″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_text admin_label=”Benutzer” _builder_version=”4.9.0″ header_2_text_align=”center”]

Benutzer

[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row column_structure=”1_2,1_2″ admin_label=”Zeile Benutzer” _builder_version=”4.9.0″][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_toggle title=”Meine Mitarbeiterin ist rein administrativ tätig, wie kann man das im System definieren?” admin_label=”Meine Mitarbeiterin ist rein administrativ tätig, wie kann man das im System definieren?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Sie können beim Anlegen eines Mitarbeiters unter Einstellungen < Mitarbeiter vergeben, ob dieser buchbar ist und einen Kalender benötigt oder, ob Sie nur administrativ tätig ist und keinen Kalender braucht.

[/et_pb_toggle][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_toggle title=”Was ist mit einer Kooperationseinrichtung möglich?” admin_label=”Was ist mit einer Kooperationseinrichtung möglich?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Eine Kooperationseinrichtung bietet sich ideal in Gemeinschaftspraxen oder Therapiezentren an. Je nach Vergabe der Berechtigungen hat man Zugriff auf Kalender, Kunden/Patienten und Ressourcen des Kooperationspartners. Die Berechtigungen können für diese drei Bereiche individuell vergeben werden.

[/et_pb_toggle][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ admin_label=”Sektion Terminbucherprofil” module_id=”terminbucher” _builder_version=”4.9.0″ collapsed=”on”][et_pb_row admin_label=”Zeile Terminbucherprofil” _builder_version=”4.9.0″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_text admin_label=”Terminbucherprofil” _builder_version=”4.9.0″ header_2_text_align=”center”]

Terminbucherprofil

[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row column_structure=”1_2,1_2″ admin_label=”Zeile Terminbucherprofil” _builder_version=”4.9.0″][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_toggle title=”Ich habe einen Termin gebucht und möchte nun mein Terminbucher-Profil aufrufen.” admin_label=”Ich habe einen Termin gebucht und möchte nun mein Terminbucher-Profil aufrufen.” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Ihre gebuchten Termine, egal ob vergangen oder zukünftig, finden Sie in Ihrem Terminbucher Profil. Die Anmeldung können Sie hier durchführen.

[/et_pb_toggle][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_toggle title=”Kann ich einen gebuchten Termin online stornieren?” admin_label=”Kann ich einen gebuchten Termin online stornieren?” _builder_version=”3.17.6″ background_color=”#ffffff” text_orientation=”center”]

Ob eine Stornierung online möglich ist, hängt von den Einstellungen des Anbieters ab. Sofern die online Stornierung aktiviert ist und diese noch fristgerecht durchgeführt werden kann, können Sie in Ihrem Terminbucherprofil bei den aktuellen Terminen den gewünschten stornieren.

[/et_pb_toggle][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ admin_label=”Sektion Weitere Fragen?” _builder_version=”4.9.0″ collapsed=”on”][et_pb_row disabled_on=”off|off|off” admin_label=”Zeile Weitere Fragen?” _builder_version=”4.9.0″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.0.47″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_button button_url=”mailto:support@neu.offisy.at” button_text=”Weitere Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.” button_alignment=”center” admin_label=”Weitere Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.” _builder_version=”4.9.0″][/et_pb_button][et_pb_button button_url=”https://neu.offisy.at/wp-content/uploads/Offisy-DESK.pdf” url_new_window=”on” button_text=”Jetzt zur umfassenden Anleitung” button_alignment=”center” admin_label=”Jetzt zur umfassenden Anleitung” _builder_version=”4.9.0″][/et_pb_button][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section]